Manual para situaciones de catástrofe: Sección 16, organización de la comunidad/pequeños negocios

Las catástrofes pueden producir daños físicos y económicos a las microempresas y las organizaciones sin fines de lucro, lo que genera costos inesperados para reparar los daños relacionados con la catástrofe y la pérdida de ingresos. Por otro lado, las catástrofes también pueden llevar a las organizaciones sin fines de lucro a emprender actividades de asistencia en caso de catástrofes por fuera de sus programas o actividades normales.

Las organizaciones comunitarias sin fines de lucro a menudo necesitan ayuda en dos áreas distintas: como organización dedicada a la recuperación en caso de catástrofes propiamente dicha y como organización que se dedica a actividades de asistencia en caso de catástrofe para otros supervivientes de catástrofes en la comunidad. Durante y luego de una catástrofe, las organizaciones brindan alimento, asistencia monetaria, servicios sociales e información. Incluso, es posible que decidan crear nuevos programas o nuevas entidades para dar respuesta a necesidades particulares generadas a partir de una catástrofe o ayudar a aquellas comunidades rezagadas o marginadas con necesidades adicionales y específicas.

A. ¿Dónde puedo encontrar ayuda?

1. Agencia Federal de Gestión de Emergencias (FEMA): En general, luego de una declaración de catástrofe a nivel federal, las empresas y las organizaciones sin fines de lucro que se encuentran en las zonas afectadas pueden comenzar el proceso de solicitud en caso de catástrofe. Para ello, pueden registrarse en línea en el sitio web de la FEMA o llamar a la línea telefónica de la FEMA: 1-800-621-3362. Dado que los plazos son breves tanto para la FEMA como para la Agencia Federal de Pequeñas Empresas (SBA), es importante y necesario comunicarse con ellos lo antes posible.

a. Programa de Asistencia Pública. Las organizaciones sin fines de lucro que se encuentran dentro de un área declarada zona de catástrofe a nivel federal pueden ser elegibles para obtener subsidios y préstamos a bajo interés a través de la SBA a fin de que puedan reparar los daños que sufrieron sus instalaciones. La organización sin fines de lucro debe solicitar los subsidios y los préstamos en un plazo breve, que en general suele ser de entre 30 y 60 días luego de la declaración de catástrofe nacional. Cualquier organización sin fines de lucro que haya sufrido daños como consecuencia de una catástrofe se debe registrar inmediatamente ante la FEMA y solicitar un préstamo de la SBA. Los préstamos solo están disponibles para ciertos tipos de organizaciones sin fines de lucro, tal como se detalla a continuación.

Obtenga información general aquí.

b. Subsidios de asistencia en caso de catástrofe. Hay dos tipos de organizaciones sin fines de lucro que son elegibles para obtener subsidios de ayuda en caso de catástrofe: (1) prestadores de servicios esenciales (incluidos los servicios educativos, públicos, médicos o de emergencia) y (2) los prestadores* de servicios básicos abiertos al público en general. Las organizaciones sin fines de lucro elegibles que prestenservicios básicos de naturaleza gubernamental pueden ser elegibles para obtener subsidios a fin de reparar o reemplazar las pérdidas de sus bienes inmuebles. Por ejemplo, si una organización sin fines de lucro alquiló un edificio, puede ser elegible para obtener subsidios si resulta legalmente responsable de las reparaciones en caso de catástrofe. En este caso, el contrato de alquiler (antes de la catástrofe) debe estipular expresamente que la organización sin fines de lucro es responsable de reparar los daños principales, en lugar de solo el mantenimiento o las reparaciones de menor cuantía.

*A continuación se detallan algunos ejemplos de servicios esenciales: museos, zoológicos, instalaciones de artes escénicas, algunos centros comunitarios, centros comunitarios de artes, bibliotecas, refugios para personas sin hogar, centros para personas de la tercera edad y servicios de salud y seguridad de carácter gubernamental, incluidos, por ejemplo, las viviendas para personas de bajos ingresos, los centros de tratamiento de la drogadicción, las residencias y otras instalaciones que ofrecen programas para cónyuges maltratados, instalaciones de control de animales directamente relacionadas con la salud y la seguridad públicas, instalaciones que ofrecen programas de alimentos para los más necesitados, guarderías y centros de día para personas con necesidades especiales (Alzheimer, autismo, distrofia muscular, entre otros).

Obtenga información general aquí.

Tanto las organizaciones sin fines de lucro que prestan servicios esenciales como básicos se deben registrar ante la FEMA y presentar una solicitud de asistencia dentro de los 30 días a partir de la declaración de catástrofe. Los plazos extremadamente breves y la necesidad de presentar información hacen que sea fundamental para las organizaciones sin fines de lucro comprender y planificar sus obligaciones que implican presentar información y hacer un seguimiento de las solicitudes. En general, la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro primero deberán solicitar un préstamo de la SBA antes de solicitar un subsidio. Por ejemplo, los prestadores de servicios básicos deben solicitar a la SBA un préstamo a bajo interés para situaciones de catástrofe y, al mismo tiempo, deben solicitar los subsidios de asistencia pública para obtener una ayuda laboral permanente. No obstante, las organizaciones sin fines de lucro que prestan "servicios esenciales", como los servicios de alcantarillado o aguas residuales, educación, bomberos y rescate o servicios de residencia de ancianos, pueden solicitar los subsidios de forma directa, sin tener que solicitar un préstamo.

Para obtener financiamiento, la instalación o estructura que ha sufrido daños o ha sido destruida por la catástrofe debe haber utilizado más del 50 % de su espacio para servicios elegibles. Tenga en cuenta que el espacio dedicado o utilizado principalmente para fines religiosos, políticos, atléticos, recreativos o vocacionales no es elegible para recibir asistencia mediante subsidios. Algunos espacios se pueden utilizar para fines elegibles y no elegibles; por ejemplo, una biblioteca con un espacio de artes escénicas adyacente. De aprobarse, la ayuda del subsidio es proporcional al porcentaje del espacio utilizado para servicios elegibles. Sin embargo, para recibir la ayuda del subsidio, la organización se debe comprometer a reparar todo el edificio.

El trabajo elegible se clasifica en las siguientes categorías: trabajo de emergencia, como la remoción de escombros; y trabajo permanente, como el reemplazo o la reparación de edificios e instalaciones, que puede incluir trabajos para mitigar o prevenir daños futuros por catástrofes.

Para solicitar subsidios de asistencia en caso de catástrofe, visite este sitio web.

2. Departamento de Agricultura: Los dueños de granjas y fincas que sufrieron pérdidas a causa de una catástrofe pueden ser elegibles para recibir asistencia del Departamento de Agricultura de Estados Unidos. Esta asistencia abarca subsidios y préstamos y varía según el tipo de catástrofe (inundación, sequía, incendio), así como según la categoría que ha sufrido el daño (cultivos, colmenas, ganadería, etc.).

3. Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa: Las organizaciones con y sin fines de lucro afectadas por una catástrofe que ha sido declarada a nivel federal pueden ser elegibles para obtener préstamos de asistencia en caso de catástrofe otorgados por la Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA). El monto máximo de préstamo combinado disponible es $2 millones. Hay dos tipos de préstamos: (1) de daño económico, que proporciona capital de trabajo; y (2) de daños físicos por catástrofe, que se pueden usar para reparar o reemplazar el bien en cuestión.

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Busque las solicitudes aquí.

Busque la oficina local de la SBA aquí.

a. El préstamo por daños económicos en caso de catástrofe (EIDL) es un préstamo de la SBA disponible en las zonas en las que se ha declarado una catástrofe a nivel federal. Estas solicitudes de préstamo se realizan directamente a través del sitio web de la SBA. Estos préstamos están disponibles para la mayoría de las organizaciones privadas sin fines de lucro, las pequeñas empresas y las pequeñas cooperativas agrícolas si la SBA establece que no pueden obtener un crédito en otro lugar y han sufrido daños económicos considerables debido a la catástrofe. Este préstamo se puede utilizar para cualquier gasto operativo, incluida la nómina, el permiso por enfermedad con goce de sueldo, el costo de los materiales, el alquiler, la hipoteca u otras obligaciones que no se puedan cumplir como consecuencia de la catástrofe.

a. El préstamo por daños físicos en caso de catástrofe es un préstamo de la SBA disponible en las zonas en las que se ha declarado una catástrofe a nivel federal. Estas solicitudes de préstamo se realizan directamente a través del sitio web de la SBA. Estos préstamos están disponibles para organizaciones sin fines de lucro y pequeñas empresas que han sufrido pérdidas físicas en una catástrofe, como es el caso de las reparaciones de bienes inmuebles. Obtenga más información aquí. En ciertas situaciones, la SBA puede emitir una declaración de catástrofe (Declaración de la Agencia) cuando una catástrofe no llega a la magnitud necesaria para que se declare una catástrofe a nivel federal.

c. Deducción del préstamo de la SBA: Los préstamos existentes en caso de catástrofe de la SBA que fueron aprobados antes de 2020 y que contaban con un estado de mantenimiento regular al 1 de marzo de 2020 obtuvieron un aplazamiento respecto a los pagos de capital e intereses hasta el 31 de diciembre de 2020. Este período de aplazamiento inicial se extendió hasta el 31 de marzo de 2021. A estos prestatarios se les otorgará automáticamente un aplazamiento en lo que respecta a los pagos de capital e intereses de 12 meses adicionales. Con el pago inmediatamente anterior al 31 de marzo de 2022, los prestatarios reanudaron el cronograma de pago habitual, salvo que el prestatario haya continuado voluntariamente con los pagos durante el aplazamiento. Cabe destacar que los intereses se siguieron acumulando sobre el saldo pendiente del préstamo durante la duración del aplazamiento. Puede obtener más información aquí.

d. Aumento del préstamo para reducir daños: Es un préstamo de la SBA que le permite aumentar su préstamo de asistencia en caso de catástrofe de la SBA hasta un 20 % del daño físico comprobado para realizar mejoras de reducción del daño. En general, los prestatarios tienen dos años a partir de la autorización del préstamo para solicitar un aumento por costos de reconstrucción más altos, actualizaciones exigidas por el Código o reducción del daño. Puede obtener más información aquí.

B. ¿Qué ocurre con el contrato de alquiler comercial de mi negocio u organización?

1. Daño físico

Notifique por escrito al locador lo antes posible sobre los daños que sufrieron las instalaciones y si tuvo que suspender las operaciones como consecuencia de la catástrofe. Revise el contrato de alquiler, en particular las disposiciones relacionadas con la interrupción del negocio, los deberes de permanecer abiertos, las cláusulas de reparación, las cláusulas de extinción y otras cláusulas similares para saber si se puede rescindir el contrato o si se puede reducir o prorrogar el alquiler, y para establecer de qué manera se distribuye la responsabilidad de las reparaciones entre los partes del contrato. Si el contrato de alquiler no prevé una reducción temporal del alquiler, trate de negociar una con el propietario. Esta ayuda contractual a menudo depende del tipo y la extensión del daño al bien inmueble causado por la catástrofe.

En general, el seguro del propietario no cubre los daños a la propiedad de la organización o de la empresa ubicada dentro de las instalaciones alquiladas. Por esta razón, es importante que la empresa o la organización sin fines de lucro se comunique con su empresa de seguros para informar de inmediato aquellos tipos de pérdidas y daños. Tome fotografías o grabe un video de los daños, así como el daño a los registros, inventarios, equipos y cualquier otro tipo de pérdida.

2. Imposibilidad de pagar el alquiler

Si la empresa u organización tiene dificultades para realizar el pago completo y a tiempo del alquiler, es fundamental entablar comunicación con el propietario. Quizás sea posible llegar a un acuerdo sobre el aplazamiento o reducción del alquiler, o un plan de pago para los alquileres atrasados. Asegúrese de que todo acuerdo adicional se haga por escrito. Si la organización desea permanecer en ese lugar, quizás extender el contrato de alquiler sea una opción para ampliar el período de tiempo en el que se puedan abonar los alquileres prorrogados durante la catástrofe.

Los alquileres comerciales están sujetos al cierre forzoso por falta de pago de conformidad con el capítulo 93 del Código de Propiedad de Texas. No es un proceso judicial; es un recurso de autoayuda que tiene el propietario para dejar afuera a un inquilino comercial que está atrasado en el pago del alquiler. Esto significa que es posible que las moratorias de desalojo (particularmente si se redactaron para prevenir o retrasar el proceso judicial de deslojos residenciales durante el curso de la catástrofe) no se apliquen a los cierres forzosos comerciales en virtud del Capítulo 93.

C. ¿Qué ocurre si la catástrofe afectó los contratos existentes?

Una buena práctica consiste en mantener copias de todos los contratos vigentes y ya ejecutados en un lugar (físico o digital) que sea accesible en caso de una catástrofe. De este modo, es más fácil para la empresa o la organización sin fines de lucro revisar sus contratos en caso de que se genere un conflicto sobre las obligaciones contractuales o realizar una revisión diligente de las obligaciones contractuales después de que una catástrofe haya afectado las operaciones de la pequeña empresa u organización sin fines de lucro.

Aunque las operaciones de la organización se encuentren interrumpidas, lo más probable es que la organización tenga obligaciones comerciales continuas con los vendedores, proveedores y clientes. Es importante evaluar la capacidad de la empresa u organización para cumplir con las obligaciones existentes junto con las posibles vías de alivio contempladas en los términos y las condiciones del contrato en cuestión.

Las organizaciones sin fines de lucro deben revisar cuidadosamente los contratos de subsidios, especialmente si sus operaciones se vieron interrumpidas debido a la catástrofe, al punto de que no puedan cumplir con los productos o mantener el alcance del subsidio. Es posible que los contratos de subsidios también incluyan una lista de acontecimientos o condiciones que generan el deber de notificar al otorgante. Cuando una organización sin fines de lucro tiene dificultades para reanudar o mantener sus operaciones como consecuencia de la catástrofe, la comunicación con el otorgante puede ser útil para garantizar que la organización sin fines de lucro siga cumpliendo con los requisitos del subsidio.

Siempre es útil revisar las cláusulas de caso fortuito o fuerza mayor, las cláusulas de extinción del contrato, las cláusulas de sanción y las cláusulas de rescisión. En todos los contratos, cualquier modificación que se acuerde entre la empresa o la organización sin fines de lucro y la otra parte se debe registrar y hacer constar como una modificación por escrito a dichos contratos.

D. ¿Hay alivios fiscales disponibles a nivel federal?

Los dueños de negocios que sufran daños o pérdidas en su propiedad o negocio debido a una catástrofe natural son elegibles para las disposiciones especiales sobre el impuesto federal a las ganancias. Estas disposiciones entran dentro de dos categorías: deducciones por hecho fortuito y aplazamiento de ganancias por hecho fortuito. (Preguntas frecuentes del IRS). El IRS tiene manuales de trabajo para empresas (Publicación 584-B, Manual de hechos fortuitos, desastres y robos) para ayudar a armar una lista de los equipos comerciales dañados o perdidos, demostrar su valor de mercado para el seguro y realizar el reclamo de las pérdidas por hecho fortuito. Puede obtener más información sobre el IRS aquí.

E. ¿Qué ocurre con el desempleo?

Ayuda Federal por Desempleo en caso de Catástrofe (DUA) es un programa federal que otorga ayuda financiera a aquellas personas desempleadas como consecuencia directa de una catástrofe declarada a nivel federal. Los trabajadores por cuenta propia, incluidos los dueños de pequeñas empresas, granjas y fincas y otras personas que no suelen ser elegibles para obtener un seguro de desempleo, sí son elegibles para recibir la ayuda federal por desempleo en caso de catástrofe. Obtenga más información aquí.

Las solicitudes se deben presentar a la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas. Es posible que el plazo para presentar la solicitud sea breve. Por tanto, es importante solicitar dicha ayuda lo antes posible. La DUA está disponible por hasta 26 semanas. Las personas tienen derecho a apelar el rechazo de los beneficios. La persona debe demostrar que trabaja por cuenta propia a través de la presentación de documentos fiscales, documentos comerciales y otras pruebas de la existencia de la empresa, como un contrato de alquiler o declaraciones de servicios públicos o licencias comerciales. Puede obtener más información aquí.

Los beneficios de desempleo en caso de catástrofe se consideran ingresos imponibles.

A menudo, las organizaciones sin fines de lucro ofrecen asistencia a los supervivientes de una catástrofe mientras intentan recuperarse de la catástrofe. En particular, si la operación de alivio en caso de catástrofe no es el tipo de actividad benéfica que la organización sin fines de lucro suele desarrollar, la organización debe ser cautelosa a la hora de estructurar los servicios de asistencia en caso de catástrofe de manera tal que puedan seguir cumpliendo con los requisitos impuestos por su estado en virtud del artículo 501(c)(3). Consulte la publicación 3833 del IRS.

A. Objeto

Las organizaciones sin fines de lucro que modifiquen la cláusula de su estatuto que establece el objeto (a fin de ofrecer programas adicionales de asistencia en casos de catástrofe que no están dentro de la misión y los objetivos actuales de la organización) deben notificar al IRS de inmediato. Es posible que el IRS analice los cambios al objeto social de una organización constituida en virtud del artículo 501(c)(3) para asegurarse de que las modificaciones no afecten el estado que posee la empresa como sujeto exento de impuestos y también es posible que anule el estado del artículo 501(c)(3) si considera que el nuevo objeto es inadmisible.

B. Clase benéfica

Las catástrofes pueden afectar a las comunidades de formas imprevisibles y las organizaciones sin fines de lucro deben decidir la forma de definir la clase benéfica elegible para obtener asistencia en caso de catástrofe. Las organizaciones sin fines de lucro deben velar por los intereses púbicos, no privados. Esto implica que los parámetros del grupo que se ajusta a la clase benéfica o de las personas identificadas para recibir asistencia (niños en riesgo, socorristas, veteranos sin hogar, entre otros) se deben definir ampliamente para que brindar asistencia a dicha clase constituya un beneficio para la comunidad. De esta forma se pretende evitar que haya clases benéficas definidas de manera restrictiva diseñadas para brindar beneficios a personas específicas (como una persona o una familia en particular).

C. Donaciones limitadas

Las organizaciones sin fines de lucro pueden aceptar donaciones destinadas a propósitos específicos, como proporcionar ayuda alimentaria a los supervivientes de una catástrofe en particular. Cuando las organizaciones sin fines de lucro aceptan donaciones destinadas a propósitos específicos, deben seguir ciertos pasos para dar cuenta y demostrar que tales donaciones se usaron de acuerdo con las condiciones vinculadas a los fondos donados. Siempre que el propósito de la donación limitada o de la clase benéfica identificada para obtener asistencia sea lo suficientemente amplio como para constituir un beneficio para la comunidad, la organización sin fines de lucro no estará velando por intereses privados. Las donaciones destinadas a víctimas específicas de una catástrofe también constituyen una cuestión problemática.

Las donaciones personales para beneficiar a personas preseleccionadas no son obsequios "benéficos" porque benefician a personas particulares y las organizaciones constituidas de conformidad con el artículo 501(c)(3) deben rechazar dichas donaciones y fomentar que se realicen para programas de asistencia para ayudar a las víctimas de catástrofes en general.

D. La prueba de los necesitados o afligidos

La ayuda benéfica se define como la asistencia que se brinda a los pobres y desfavorecidos, así como a los que atraviesan una situación de aflicción. De este modo, se permite que las organizaciones sin fines de lucro constituidas en virtud del artículo 501(c)(3) ayuden a las personas afligidas que sufren como consecuencia de una catástrofe, independientemente de sus circunstancias económicas. Esto no implica que los fondos benéficos se puedan distribuir a las personas solo por ser supervivientes de una catástrofe.

La distribución de la asistencia se debe basar en función de un análisis objetivo de las necesidades del superviviente al momento de solicitar el subsidio. Por ejemplo, la asistencia de emergencia (que implica distribuir mantas u ofrecer una comida caliente en un refugio de evacuación) se puede distribuir sin analizar quién necesita ayuda económica y quién no. Las personas que necesitan estos servicios están afligidas, independientemente de su circunstancia económica. Sin embargo, se necesita un análisis financiero antes de proporcionar ayuda como la asistencia monetaria para acceder a una vivienda en una situación de catástrofe.

E. Problemas de personal

Aumentar las operaciones rápidamente en respuesta a un desastre a menudo plantea problemas de personal. Las organizaciones sin fines de lucro que buscan ampliar su personal para proporcionar servicios de asistencia en caso de catástrofe tienen una variedad de opciones.

Una opción es contratar trabajadores temporarios, que están empleados por una agencia de trabajo temporal, en lugar de por la propia organización. Otra opción es contratar empleados a tiempo parcial o tiempo completo de manera directa. Una tercera opción es contratar contratistas independientes. Las organizaciones sin fines de lucro deben tener cuidado de no clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes. Esto incluye a los empleados que pueden trabajar solo unas pocas horas al día o en función de un horario variable o incluso imprevisible. Las sanciones por clasificar erróneamente a los empleados pueden ser elevadas y pueden incluir el pago de los impuestos laborales que deberían haberse pagado con respecto a la persona clasificada erróneamente. Consulte la sección Organizaciones exentas: contratistas independientes frente a empleados.

A menudo, los voluntarios ayudan a las organizaciones sin fines de lucro para que puedan proporcionar asistencia en caso de catástrofe a los supervivientes. Las organizaciones sin fines de lucro pueden verse tentadas a recompensar o compensar a quienes trabajan sin cesar para atender a los supervivientes de la catástrofe a través de una retribución u otros beneficios. Si bien se puede reembolsar a los voluntarios algunos gastos de bolsillo, darles una compensación por su tiempo puede crear involuntariamente una relación laboral, con todas las responsabilidades correspondientes. Es fundamental que las organizaciones sin fines de lucro que estén analizando compensar a sus voluntarios analicen estas cuestiones con profundidad para evitar consecuencias no deseadas en la legislación laboral. Consulte la sección Brindar asistencia en caso de catástrofe a través de organizaciones benéficas: cómo trabajar con voluntarios.

F. Ayuda benéfica para empresas

Una organización benéfica puede proporcionar ayuda financiera y de otro tipo a las pequeñas empresas para promover los propósitos de exención de impuestos de esa organización benéfica. Es posible brindar asistencia en caso de catástrofe a las empresas para ayudar a los propietarios que necesiten ayuda financiera o estén atravesando una difícil situación económica, luchar contra el deterioro de la comunidad o reducir las cargas del gobierno. Consulte la publicación 3833 del IRS.

El IRS ha dado ejemplos para ilustrar la ayuda benéfica que se puede brindar a las empresas tras una catástrofe. Un ejemplo de cómo brindar apoyo al propietario de una empresa en una situación de necesidad o con dificultades económicas sería ayudar a una pequeña empresa que ha sido gravemente afectada por una catástrofe, al punto de que su propietario ya no posee los medios para asegurar su sustento. Una forma de luchar contra el deterioro de la comunidad en un contexto de asistencia en caso de catástrofe es a través de fondos que sirvan para reconstruir la infraestructura de un distrito comercial central que haya sido gravemente afectado por una catástrofe o a través de fondos en forma de subsidios, préstamos a bajo costo o inversiones de capital en estos distritos comerciales para garantizar que las empresas permanezcan en la zona.

Para obtener más información sobre el alivio del COVID-19, consulte el Manual para catástrofes 2021.