Manual para situaciones de catástrofe: Sección 16, organización de la comunidad/pequeños negocios

Las catástrofes pueden producir daños físicos y económicos a las microempresas y las organizaciones sin fines de lucro, lo que genera costos inesperados para reparar los daños relacionados con la catástrofe y la pérdida de ingresos. Las catástrofes también pueden llevar a las organizaciones sin fines de lucro a emprender actividades de asistencia en catástrofes que pueden estar fuera de sus programas o actividades normales.

Las organizaciones comunitarias sin fines de lucro a menudo necesitan ayuda en dos áreas distintas: como organización dedicada a la recuperación en caso de catástrofes propiamente dicha y como organización que se dedica a actividades de asistencia en catástrofes para otros supervivientes de catástrofes en la comunidad. Durante y después de una catástrofe, las organizaciones brindan alimentos, asistencia monetaria, servicios sociales e información. Incluso, es posible que decidan crear nuevos programas o nuevas entidades para dar respuesta a necesidades particulares generadas a partir de una catástrofe o ayudar a aquellas comunidades rezagadas o marginadas con necesidades adicionales y específicas.

A. ¿Dónde puedo encontrar ayuda?

1. Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés): Por lo general, luego de una declaración federal de catástrofe, las empresas con fines de lucro y las organizaciones sin fines de lucro en las áreas afectadas pueden comenzar el proceso de solicitud de catástrofe registrándose en línea con FEMA o llamando a la línea telefónica directa de FEMA: 1-800-621- 3362. Dado que los plazos son breves tanto para la FEMA como para la Agencia Federal de Pequeñas Empresas (SBA), es importante y necesario comunicarse con ellos lo antes posible.

a. Programa de Asistencia Pública : Las organizaciones sin fines de lucro que se encuentran dentro de una zona de catástrofe declarada a nivel federal pueden ser elegibles para obtener subsidios y préstamos a bajo interés a través de la SBA a fin de que puedan reparar los daños que sufrieron sus instalaciones. La organización sin fines de lucro debe solicitar los subsidios y los préstamos en un plazo breve, que en general suele ser de entre 30 y 60 días luego de la declaración de catástrofe nacional. Cualquier organización sin fines de lucro que haya sufrido daños como consecuencia de una catástrofe debe registrarse inmediatamente ante la FEMA y solicitar un préstamo de la SBA. Los préstamos solo están disponibles para ciertos tipos de organizaciones sin fines de lucro, tal como se detalla a continuación.

Encuentre información general aquí.

b. Subsidios de asistencia en caso de catástrofe: hay dos tipos de organizaciones sin fines de lucro que son elegibles para obtener subsidios de asistencia en caso de catástrofe: (1) prestadores de servicios esenciales (incluidos los servicios educativos, públicos, médicos o de emergencia) y (2) los prestadores de servicios básicos¹ abiertos al público. Las organizaciones sin fines de lucro elegibles que prestan servicios esenciales de naturaleza gubernamental pueden calificar para obtener subvenciones para reparar o reemplazar las pérdidas de bienes inmuebles elegibles. Por ejemplo, si una organización sin fines de lucro alquiló el edificio, podría calificar para recibir subvenciones si es legalmente responsable de las reparaciones relacionadas con la catástrofe. En este caso, el contrato de alquiler (antes de la catástrofe) debe estipular expresamente que la organización sin fines de lucro es responsable de reparar los daños principales, en lugar de solo el mantenimiento o las reparaciones de menor cuantía.

Encuentre información general aquí.

Tanto las organizaciones sin fines de lucro que prestan servicios esenciales como básicos deben registrarse ante la FEMA y presentar una solicitud de asistencia dentro de los treinta días posteriores a la declaración de catástrofe. Los plazos extremadamente breves y la necesidad de presentar información hacen que sea fundamental para las organizaciones sin fines de lucro comprender y planificar sus obligaciones que implican presentar información y hacer un seguimiento de las solicitudes. En general, la mayoría de las organizaciones sin fines de testamento primero deberán solicitar un préstamo de la SBA antes de solicitar un subsidio. Por ejemplo, los prestadores de servicios básicos deben solicitar a la SBA un préstamo a bajo interés para situaciones de catástrofe y, al mismo tiempo, deben solicitar los subsidios de asistencia pública para obtener una ayuda laboral permanente. No obstante, las organizaciones sin fines de lucro que prestan "servicios esenciales", como los servicios de alcantarillado o aguas residuales, educación, bomberos y rescate o servicios de residencia de ancianos, pueden solicitar los subsidios de forma directa, sin tener que solicitar un préstamo.

Para obtener financiamiento, la instalación o estructura dañada o destruida por la catástrofe debe haber utilizado más del 50 por ciento de su espacio para servicios elegibles. Nota: El espacio dedicado o utilizado principalmente para fines religiosos, políticos, deportivos, recreativos o vocacionales no es elegible para la ayuda de la subvención. Algunos espacios se pueden utilizar para fines elegibles y no elegibles; por ejemplo, una biblioteca con un espacio de artes escénicas adyacente. De aprobarse, la ayuda del subsidio es proporcional al porcentaje del espacio utilizado para servicios elegibles. Sin embargo, para recibir la ayuda del subsidio, la organización se debe comprometer a reparar todo el edificio.

Los trabajos elegibles se clasifican en las siguientes categorías: "Trabajo de emergencia", como la remoción de escombros, y "Trabajo permanente", como el reemplazo o reparación de edificios e instalaciones (esto puede incluir trabajos para mitigar o prevenir daños futuros por desastres).

Para solicitar subsidios de asistencia en caso de catástrofe, visite este sitio web.

2. Departamento de Agricultura: Los agricultores y ganaderos con pérdidas relacionadas con catástrofes pueden ser elegibles para recibir asistencia del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos. Esta asistencia incluye subvenciones y préstamos y varía según el tipo de catástrofe (inundación, sequía, incendio), así como según la categoría de los daños (cultivos, colmenas, ganado, etc.).

3. Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa: Las organizaciones con y sin fines de lucro afectadas por una catástrofe declarada a nivel federal pueden ser elegibles para recibir préstamos de asistencia por catástrofe de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (SBA). El monto máximo de préstamo combinado disponible es $2 millones. Hay dos tipos de préstamos: (1) de daño económico, que proporciona capital de trabajo, y (2) de catástrofe física, que se pueden usar para reparar o reemplazar la propiedad.

Encuentra más información aquí.

Encuentre las solicitudes aquí.

Encuentre la oficina local de la SBA aquí.

a.El préstamo por daños económicos en caso de catástrofe (EIDL) es un préstamo de la SBA disponible en las zonas en las que se ha declarado una catástrofe a nivel federal. Estas solicitudes de préstamo se realizan directamente a través del sitio web de la SBA. Estos préstamos están disponibles para la mayoría de las organizaciones privadas sin fines de lucro, las pequeñas empresas y las pequeñas cooperativas agrícolas si la SBA determina que no pueden obtener un crédito en otro lugar y han sufrido daños económicos considerables debido a la catástrofe. Este préstamo se puede utilizar para cualquier gasto operativo, incluida la nómina, los permiso por enfermedad pagados, el costo de materiales, renta o hipoteca, u otras obligaciones que no se puedan cumplir debido a catástrofe. Encuentra más información aquí.

b. El préstamo por daños físicos en caso de catástrofe es un préstamo de la SBA disponible en las zonas en las que se ha declarado una catástrofe a nivel federal. Estas solicitudes de préstamo se realizan directamente a través del sitio web de la SBA. Estos préstamos están disponibles para organizaciones sin fines de lucro y pequeñas empresas que han sufrido pérdidas físicas en una catástrofe, como es el caso de las reparaciones de bienes inmuebles. Encuentra más información aquí. En ciertas situaciones, la SBA puede emitir una declaración de catástrofe (Declaración de la Agencia) cuando una catástrofe no llega al nivel de una declaración federal de catástrofe.

c Aumento del préstamo de asistencia para la mitigación: Un préstamo de la SBA que le permite aumentar su préstamo de asistencia para catástrofes de la SBA hasta en un 20 por ciento de sus daños físicos verificados para realizar mejoras de mitigación. Por lo general, los prestatarios tienen dos años a partir de la autorización del préstamo para solicitar un aumento por costos de reconstrucción más altos, actualizaciones exigidas por el Código o reducción del daño. Puede encontrar más información aquí.

B. ¿Qué ocurre con el contrato de alquiler comercial de mi negocio u organización?

1. Daño físico

Notifique por escrito al locador lo antes posible sobre los daños que sufrieron las instalaciones y si tuvo que suspender las operaciones como consecuencia de la catástrofe. Revise las alquiler, en particular las disposiciones relacionadas con la interrupción del negocio, los deberes de permanecer abiertos, las cláusulas de reparación, las cláusulas de rescisión y otras cláusulas similares para determinar si la alquiler puede terminar renta se, reducirse o diferirse, y cómo se distribuye la responsabilidad de las reparaciones entre las partes del alquiler. Si el contrato de alquiler no prevé una reducción temporal del alquiler, trate de negociar una con el propietario. Esta ayuda contractual a menudo depende del tipo y la extensión del daño al bien inmueble causado por la catástrofe.

Por lo general, el seguro del propietario no cubre los daños a la propiedad de la organización o de la empresa ubicada dentro de las instalaciones alquiladas. Por esta razón, es importante que la empresa o la organización sin fines de lucro se comunique con su empresa de seguros para informar de inmediato ese tipo de pérdidas y daños. Tome fotografías o grabe un video de los daños, así como el daño a los registros, inventarios, equipos y cualquier otro tipo de pérdida.

2. Imposibilidad de pagar el alquiler

Si la empresa u organización tiene dificultades para realizar los pagos renta oportunos y completos por el espacio, es imperativo que se establezcan líneas de comunicación abiertas con el locador. Quizás sea posible llegar a un acuerdo sobre el aplazamiento o reducción del alquiler, o un plan de pago para los alquileres atrasados. Asegúrese de que todo acuerdo adicional se haga por escrito. Si la organización desea permanecer en ese lugar, extender el alquiler puede ser una opción para extender el período de tiempo en el que se puede pagar cualquier renta diferido durante el catástrofe.

Los arrendamientos comerciales están sujetos al bloqueo por falta de pago de renta en virtud de el Capítulo 93 del Código de Propiedad de Texas. Este no es un proceso judicial; Más bien, es un recurso locador de autoayuda que permite al locador bloquear a un inquilino comercial que está atrasado en el renta. Esto significa que es posible que las moratorias de desalojo (particularmente si se redactaron para prevenir o retrasar el proceso judicial de desalojos residenciales durante el curso de la catástrofe) no se apliquen a los cierres forzosos comerciales en virtud de el Capítulo 93.

C. ¿Qué ocurre si la catástrofe afectó los contratos existentes?

Una buena práctica consiste en mantener copias de todos los contratos vigentes y ya ejecutados en un lugar (físico o digital) que sea accesible en caso de testamento en caso de una catástrofe. De este modo, es más fácil para la empresa o la organización sin fines de lucro revisar sus contratos en caso de que se genere un conflicto sobre las obligaciones contractuales o realizar una revisión diligente de las obligaciones contractuales después de que una catástrofe haya afectado las operaciones de la pequeña empresa u organización sin fines de lucro.

Aunque las operaciones de la organización se encuentren interrumpidas, lo más probable es que la organización tenga obligaciones comerciales continuas con los vendedores, proveedores y clientes. Es importante evaluar la capacidad de la empresa u organización para cumplir con las obligaciones existentes junto con las posibles vías de alivio contempladas en los términos y las condiciones del contrato en cuestión.

Las organizaciones sin fines de lucro deben revisar cuidadosamente los contratos de subsidios, especialmente si la catástrofe ha interrumpido sus operaciones al punto de que no pueda cumplir con los productos o continuar con el alcance del subsidio. Es posible que los contratos de subsidios también incluyan una lista de acontecimientos o condiciones que generan el deber de notificar al otorgante. Cuando una organización sin fines de lucro tiene dificultades para reanudar o mantener sus operaciones debido a la catástrofe, la comunicación con el otorgante puede ser útil para garantizar que la organización sin fines de lucro siga cumpliendo con los requisitos del subsidio.

Una revisión de las cláusulas de fuerza mayor, las cláusulas de extinción y las cláusulas de penalización son útiles. En todos los contratos, cualquier modificación que se acuerde entre la empresa o la organización sin fines de lucro y la otra parte se debe registrar y hacer constar como una modificación por escrito a dichos contratos.

D. ¿Hay alivios fiscales disponibles a nivel federal?

Los dueños de negocios que sufran daños o pérdidas en su propiedad o negocio debido a una catástrofe natural son elegibles para las disposiciones especiales sobre el impuesto federal a las ganancias. Estas disposiciones se dividen en dos categorías: deducciones por caso fortuito y aplazamiento de ganancias por caso fortuito (preguntas frecuentes del IRS). El IRS cuenta con cuadernos de trabajo para empresas (Publicación 584-B, Business Casualty, Disaster, and Theft Loss Workbook) para poder confeccionar una lista de equipos comerciales dañados o perdidos y demostrar el valor de mercado de los artículos para las reclamaciones de seguros y pérdidas por hechos fortuitos. Puede encontrar más información sobre el IRS aquí.

E. ¿Qué ocurre con el desempleo?

Los beneficios de desempleo en caso de catástrofe se consideran ingresos imponibles.

Las organizaciones sin fines de lucro a menudo brindan asistencia a los sobrevivientes de catástrofes mientras luchan por recuperarse de la catástrofe. En particular, si la operación de alivio en caso de catástrofe no es el tipo de actividad benéfica que la organización sin fines de lucro suele realizar, la organización debe tener cuidado de estructurar sus servicios de asistencia en caso de catástrofe de manera tal que sigan cumpliendo con los requisitos impuestos por su situación 501(c)(3). Consulte la publicación 3833 del IRS.

A. Objeto

Las organizaciones sin fines de lucro que modifiquen la cláusula de su estatuto que establece el objeto (a fin de ofrecer programas adicionales de asistencia en casos de catástrofe que no están dentro de la misión y los objetivos actuales de la organización) deben notificar al IRS de inmediato. El IRS puede revisar los cambios al objeto social de una organización constituida en virtud del artículo 501(c)(3) para asegurarse de que los cambios no afecten el situación de exento tributario de la empresa y puede anular situación en virtud del artículo 501(c)(3) si considera que el nuevo objeto es inadmisible.

B. Clase benéfica

Los desastres pueden afectar a las comunidades de maneras impredecibles, y las organizaciones sin fines de lucro deben decidir cómo definir la clase benéfica elegible para asistencia por desastre. Las organizaciones sin fines de lucro deben servir a intereses públicos, no privados. Esto significa que los parámetros de la clase benéfica (el grupo o las personas identificadas para recibir asistencia (niños en riesgo, socorristas, veteranos sin hogar, etc.)-Debe definirse ampliamente para que brindar asistencia a la clase sea un beneficio para la comunidad. De esta forma se pretende evitar que haya clases benéficas definidas de manera restrictiva diseñadas para brindar beneficios a personas específicas (como una persona o una familia en particular).

C. Donaciones limitadas

Las organizaciones sin fines de lucro pueden aceptar donaciones destinadas a propósitos específicos, como proporcionar ayuda alimentaria a los supervivientes de una catástrofe en particular. Cuando las organizaciones sin fines de lucro aceptan donaciones destinadas a propósitos específicos, deben seguir ciertos pasos para dar cuenta y demostrar que esas donaciones se utilizaron en conformidad con las condiciones vinculadas a los fondos donados. Siempre que el propósito de la donación limitada o de la clase benéfica identificada para obtener asistencia sea lo suficientemente amplio como para constituir un beneficio para la comunidad, el testamento sin fines de lucro evitará el problema del interés privado. Las donaciones destinadas a víctimas específicas de una catástrofe también son problemáticas.

Las donaciones personales para beneficiar a personas preseleccionadas no son obsequios "benéficos" porque benefician a personas privadas. Las organizaciones constituidas en virtud del artículo 501(c)(3) deben rechazar dichas donaciones y fomentar que se realicen para apoyar programas de ayuda a las víctimas de catástrofes en general.

D. La prueba de los necesitados o afligidos

La distribución de la asistencia se debe basar en función de un análisis objetivo de las necesidades del superviviente al momento de solicitar el subsidio. Por ejemplo, la asistencia de emergencia (que implica distribuir mantas u ofrecer una comida caliente en un refugio de evacuación) se puede distribuir sin analizar quién necesita ayuda económica y quién no. Las personas que necesitan estos servicios están afligidas, independientemente de su circunstancia económica. Sin embargo, se necesita un análisis financiero antes de proporcionar ayuda como la asistencia monetaria para acceder a una vivienda en una situación de catástrofe.

E. Problemas de personal

Aumentar las operaciones rápidamente en respuesta a una catástrofe a menudo plantea problemas de personal. Las organizaciones sin fines de lucro que buscan expandir su personal para proporcionar servicios de asistencia en catástrofes tienen una variedad de opciones.

Una es contratar trabajadores temporales que estén empleados por una agencia de trabajo temporal en lugar de por la propia organización. Otra opción es contratar empleados a tiempo parcial o tiempo completo de manera directa. Una tercera opción es contratar contratistas independientes. Las organizaciones sin fines de lucro deben tener cuidado de no clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes. Esto incluye a los empleados que pueden trabajar solo unas pocas horas al día o en función de un horario variable o incluso imprevisible. Las sanciones por clasificar erróneamente a los empleados pueden ser elevadas y pueden incluir el pago de los impuestos laborales que deberían haberse pagado con respecto a la persona clasificada erróneamente. Consulte Organizaciones exentas: contratistas independientes vs. Empleados.

A menudo, los voluntarios ayudan a las organizaciones sin fines de lucro para que puedan proporcionar asistencia en caso de catástrofe a los supervivientes. Las organizaciones sin fines de lucro pueden verse tentadas a recompensar o compensar a quienes trabajan sin cesar para atender a los supervivientes de la catástrofe, por ejemplo, ofreciendo estipendios u otros beneficios. Si bien se puede reembolsar a los voluntarios algunos gastos de bolsillo, darles una compensación por su tiempo puede crear involuntariamente una relación laboral con todas las responsabilidades correspondientes. Es fundamental que las organizaciones sin fines de lucro que estén considerando compensar a sus voluntarios analicen estas cuestiones con profundidad para evitar consecuencias no deseadas en la legislación laboral. Consulte Brindar asistencia en caso de catástrofe a través de organizaciones benéficas: trabajar con voluntarios.

F. Ayuda benéfica para empresas

Una organización benéfica puede proporcionar ayuda financiera y de otro tipo a pequeñas empresas para promover los fines exentos de impuestos de esa organización benéfica. Es posible brindar asistencia en caso de catástrofe a las empresas para ayudar a los propietarios que necesiten ayuda financiera o estén atravesando una difícil situación económica, luchar contra el deterioro de la comunidad o reducir las cargas del gobierno. Consulte la publicación 3833 del IRS.

El IRS ha dado ejemplos para ilustrar la ayuda benéfica que se puede brindar a las empresas tras una catástrofe. Un ejemplo de cómo ayudar al propietario de una empresa en una situación de necesidad o con dificultades económicas sería ayudar a una pequeña empresa que ha sido gravemente afectada por una catástrofe que la persona propietaria de la empresa se ve privada de los medios de subsistencia. Una forma de luchar contra el deterioro de la comunidad en un contexto de asistencia en caso de catástrofe es a través de fondos que sirvan para reconstruir la infraestructura de un distrito comercial central que haya sido gravemente afectado por una catástrofe o a través de fondos en forma de subsidios, préstamos a bajo costo o inversiones de capital en estos distritos comerciales para garantizar que las empresas permanezcan en la zona.

Consulte el Manual para situaciones de catástrofe del año 2020 y 2021 para obtener información sobre la ayuda disponible durante la COVID-19. 2021 Manual para situaciones de catástrofe.